Ngày 26 – 27/11, Ban Triển khai Dự án phần mềm Văn phòng số E-Office (Ban TKDA) đã tổ chức buổi đào tạo dành cho CBNV Khối Văn phòng Tập đoàn GELEX. Chương trình được triển khai nhằm chuẩn bị cho giai đoạn vận hành chính thức vận hành hệ thống Văn phòng số.

Trong buổi đào tạo, CBNV đã được hướng dẫn đăng nhập, thao tác và sử dụng làm quen với hệ thống E-Office. Những tính năng then chốt như Mạng nội bộ, Quản lý công việc và dự án, Quy trình công việc cũng được hướng dẫn đào tạo chi tiết, giúp người dùng hiểu rõ cách thức vận hành và phối hợp trên nền tảng số.

GELEX đào tạo vận hành văn phòng số E-Office cho CBNV

Quy trình công việc nhận được nhiều sự quan tâm khi học viên được thực hành trực tiếp trên các quy trình đã được số hóa, như đăng ký sử dụng xe ô tô; đăng ký đi công tác, chuẩn bị tiếp nhận nhân sự mới đi làm…; cũng như quy trình liên quan đến hỗ trợ người dùng về công nghệ thông tin …

Chị Vũ Tuyết Loan – Ban Pháp chế Tập đoàn chia sẻ: “Tôi rất hào hứng trải nghiệm phần mềm mới này. Giao diện phần mềm thân thiện, các bước thao tác trong trình ký và xử lý văn bản được chuẩn hóa, dễ sử dụng và tiết kiệm đáng kể thời gian. Việc ký số và luân chuyển hồ sơ hoàn toàn trực tuyến rất thuận tiện.”

Video Khám phá Văn Phòng Số GELEX: Giao diện mới – Trải nghiệm mới

Trong quá trình đào tạo, Phòng, Ban chuyên môn cũng nhận được rất nhiều phản hồi đóng góp tích cực về việc vận hành. Anh Nguyễn Quang Trung – Giám đốc Ban Công nghệ thông tin nhấn mạnh: “Việc đào tạo các phòng ban giúp toàn bộ cán bộ nhân viên hiểu rõ quy trình làm việc mới trên nền tảng số, từ đó nâng cao khả năng ứng dụng, chủ động và thống nhất cách vận hành trong toàn Tập đoàn. Các ban chuyên môn đang phối hợp tích cực để chuẩn hóa quy trình, cập nhật các yêu cầu thực tế và đóng góp ý kiến hoàn thiện phần mềm, giúp hệ thống phù hợp hơn với nghiệp vụ của từng đơn vị. Nhờ sự tham gia đồng bộ của các phòng ban, phần mềm văn phòng số đang được hoàn thiện theo yêu cầu đặc thù của GELEX  một cách nhanh chóng, thân thiện và thiết thực hơn, tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số toàn GELEX.”

GELEX đào tạo vận hành văn phòng số E-Office cho CBNV

Theo kế hoạch, Dự án Quản trị Văn phòng số E-Office sẽ được triển khai từ tháng 9/2025 đến tháng 6/2026 tại GELEX và các Công ty thành viên trong hệ thống GELEX. Trong đó, dự án sẽ hoàn thành triển khai tại GELEX HO và đưa vào sử dụng chính thức từ cuối tháng 12/2025. Các CTTV trong tập đoàn tiếp theo đó sẽ lần lượt nghiệm thu và đưa vào sử dụng từ tháng 03/2026 đến tháng 06/2026.

GELEX đào tạo vận hành văn phòng số E-Office cho CBNV

Dự án tập trung triển khai các tính năng cốt lõi như: Số hoá & tự động hoá quy trình; Quản lý hồ sơ, văn bản đến đi; Truyền thông và cổng thông tin nội bộ; Quản lý dự án, công việc và lịch biểu thông minh. Nhờ đó, mọi hoạt động văn phòng được thực hiện trên cùng một nền tảng duy nhất, có thể truy cập và sử dụng mọi lúc, mọi nơi với dữ liệu bảo mật và minh bạch.

Hệ thống còn tích hợp AI hỗ trợ cho đào tạo, tổng hợp cuộc họp, giao việc, tạo và kiểm tra quy trình  giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh, chính xác, dựa trên dữ liệu. Đây là dấu mốc quan trọng trong lộ trình xây dựng môi trường làm việc thông minh, tinh gọn và hiệu quả, giúp hệ thống quản trị GELEX vận hành linh hoạt, hiện đại hơn.

 

BAN TRUYỀN THÔNG TẬP ĐOÀN